Privacybeleid
Op 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in werking getreden. Deze vervangt de diverse nationale Privacywetten en geldt in de gehele Europese Unie. De kern van deze wet is om het voor in de EU woonachtige natuurlijke personen eenvoudiger te maken inzicht te krijgen in welke organisaties wat met hun persoonsgegevens doen. Design8 is voorstander van transparant werken en stelt uiteraard alles in het werk om aan deze nieuwe wet te voldoen.
Design8 is importeur van 3D software en levert training en support aan haar klanten en die van haar resellers. In beginsel hebben wij dan ook met drie partijen te maken:
- Jij als Eindgebruiker die de software bij ons of van de reseller koopt en de software daadwerkelijk gebruikt
- De Reseller van wie jij de software koopt en aan wie Design8 de software verkoopt
- De Leverancier waar Design8 de software inkoopt
Wij merken op dat de AVG bedoeld is voor bescherming van de privacy van natuurlijke personen. Design8 werkt voornamelijk business to business met rechtspersonen, dus verwerken wij hoofdzakelijk bedrijfsinformatie. Veelal echter zijn het natuurlijke personen die handelen namens een rechtspersoon. De persoonsgegevens die wij in dit kader verwerken zijn dan ook met een laag risico en in het geheel niet bijzonder. Wij verwerken persoonlijke gegevens zoals e-mailadressen en leveren soms direct aan natuurlijke personen, meestal studenten en docenten.
Tevens merken we op dat wij gegevens verwerken van hoofdzakelijk betalende klanten die wij diensten leveren. Hierdoor wordt het verkrijgen en verwerken van persoonsgegevens onderdeel van een zakelijke overeenkomst, hetgeen een rechtvaardig belang en noodzakelijk is om een goede dienstverlening te kunnen garanderen.
De verwerking van gegevens heeft betrekking op het koppelen van softwarelicentiegegevens aan de softwarelicentiehouder d.m.v. contactgegevens en technische informatie zoals het type computer dat gebruikt wordt. Verderop lichten we dit toe. We verzamelen niet meer gegevens dan noodzakelijk en verrijken, volgen en profileren niet.
Wie is Design8?
Design8 bv is een besloten vennootschap (BV) met zetel in Nederland, volgens Nederlands recht en met Kamer van Koophandel registratienummer 11063158. Wij zijn importeur van 3D software en gevestigd op de Edisonstraat 24, 4004 JL in Tiel, Nederland. Je kunt ons bellen op telefoonnummer +31344577884 of e-mailen via info@design8.eu.
Welke persoonsgegevens verzamelt Design8?
| Persoonsgegevens | Specifiek | Reden | Wij delen dit met |
|---|---|---|---|
| Factuuradres | Naam Straat / Postbus Postcode Plaats Land | Als wij een factuur sturen dient deze wettelijk gezien correct te worden geadresseerd zodat het voor de belastingdiensten duidelijk is wie de debiteur is. | Onze Accountant |
| Bezoekadres | Naam Straat Postcode Plaats Land | Wij vinden het i.v.m. statistieken, ondersteuning en veiligheid belangrijk om te weten waar de software gebruikt wordt. In het geval van noodzakelijke ondersteuning kunnen we snel de dichtstbijzijnde reseller inschakelen. In het geval van problemen zoals misbruik van de software of onbetaalde facturen, dienen wij aan te kunnen geven waar de gebruiker zich bevindt. | Onze Leveranciers |
| Overige contactgegevens | Naam E-mailadres Telefoonnummer Faxnummer | Het is belangrijk om een contactpersoon (bij een bedrijf) te weten om het zoeken van contact te vergemakkelijken. Het is belangrijk om goed te kunnen communiceren over de status van licenties en de hierbij behorende opties en consequenties. | Onze Leveranciers |
Hoe komen we aan deze persoonsgegevens?
Wij ontvangen de te verwerken gegevens van de volgende partijen:
| Jij | Op het moment van het bestellen van een licentie of training geef je ons je contactgegevens door. Indien je door ons geïnformeerd wilt worden of software wilt downloaden en proberen, dan geef je ons je contactgegevens door, bijvoorbeeld door je in te schrijven voor een webinar, (beurs)bezoek, of nieuwsbrief via de website. |
| Reseller | Op het moment van het bestellen van een licentie of training geeft de reseller ons je contactgegevens door. |
| Leverancier | Je kunt toestemming geven aan onze leveranciers om je contactgegevens met ons te delen en zo in je eigen land, taal en tijdzone geholpen te kunnen worden. |
Waarom verwerken we persoonsgegevens?
Dit doen wij om je te kunnen koppelen aan je reseller en aan je toegewezen softwarelicenties. Nooit om je belang te schaden. Het is belangrijk om bij te houden welke klanten welke producten bij welke reseller kopen en gebruiken om je zo goed mogelijk advies en ondersteuning te kunnen geven. Het komt met regelmaat voor dat klanten deze gegevens zelf niet meer hebben.
Als er veranderingen bij een product optreden, zoals bijvoorbeeld een prijsverhoging of het uitkomen van een nieuwe of toegevoegde versie, dan zien wij het als goed ondernemerschap en in het klantbelang om je hiervan tijdig op de hoogte te stellen, mits dat natuurlijk relevant is voor jou.
Als je een beroep op ons doet voor ondersteuning, dan dienen wij te kunnen zien welke producten en versies je precies gebruikt, in welke geografische omgeving je dat doet en waar je deze gekocht hebt.
Tenslotte is onze relatie ontstaan in het kader van een zakelijke overeenkomst en daar horen wederzijdse verplichtingen bij. Je vindt deze onder andere terug in onze Algemene Voorwaarden en in de Licentievoorwaarden waarmee je akkoord gaat alvorens de software te gaan gebruiken, of indien je nog geen 16 jaar oud bent, je ouder of voogd.
Software is nu eenmaal geen fysiek product en niet te vergelijken met bijvoorbeeld de aankoop van een auto. Een auto kan niet fysiek op twee plaatsen tegelijk zijn en is jouw eigendom. Een softwarelicentie is een gebruiksrecht dat afgegeven wordt aan een persoon (stand alone) of instantie (netwerk) en kan wel degelijk op meer plaatsen tegelijk gebruikt worden. Ook tegen jouw wil, en daarom is het belangrijk dat wij jouw licentie kunnen koppelen aan jou als (rechts)persoon en dien je dus identificeerbaar te zijn. Dat laatste is bijvoorbeeld ook belangrijk om te bepalen of je recht hebt op bijvoorbeeld een gratis upgrade of docentenlicentie.
Je mag bezwaar aantekenen tegen het verwerken van je persoonsgegevens door ons, zie hiervoor verderop.
Met wie delen wij je persoonsgegevens?
Om redenen genoemd in het vorige hoofdstuk, hebben onze leveranciers een gerechtvaardigd belang om contactgegevens van licentiehouders te weten. Een licentie is immers een persoonlijk recht om software te mogen gebruiken, waardoor het nodig is om de persoonsgegevens te delen en zo de licentie tenaamgesteld kan worden. Hieronder tref je een tabel aan met leveranciersgegevens per product, zodat het duidelijk is met welke partijen je gegevens gedeeld worden na aankoop. Ook tref je een link aan naar hun privacy-informatie waar je terecht kan voor al je vragen en verzoeken betreffende je persoonsgegevens:
| Je koopt een licentie voor: | Wij geven je persoonsgegevens door aan: | Link naar Privacy Informatie |
|---|---|---|
| Artisan | MindSight Studios Inc., Hepburn, SK, Canada | https://mindsightstudios.com/privacy-policy/ |
| Bevel | MindSight Studios Inc., Hepburn, SK, Canada | https://mindsightstudios.com/privacy-policy/ |
| Chaos anima ALL | Chaos, Sofia, Bulgarije | https://www.chaos.com/privacy |
| Chaos Corona | Chaos, Praag, Tsjechië | https://corona-renderer.com/about/privacy-notice |
| Chaos Enscape | Chaos, Karlsruhe, Duitsland | https://enscape3d.com/privacy/ |
| Chaos V-Ray | Chaos, Sofia, Bulgarije | https://www.chaos.com/privacy |
| Chaos Vantage | Chaos, Sofia, Bulgarije | https://www.chaos.com/privacy |
| Condoc Tools | Condoc Tools, Denver, Colorado, VS | https://condoctools.com/privacy |
| Draftsight | Dassault Systèmes S.E., Vélizy-Villacoublay, Frankrijk | https://discover.3ds.com/privacy-policy |
| PlaceMaker | MindSight Studios Inc., Hepburn, SK, Canada | https://mindsightstudios.com/privacy-policy/ |
| Profile Builder | MindSight Studios Inc., Hepburn, SK, Canada | https://mindsightstudios.com/privacy-policy/ |
| Quantifier Pro | MindSight Studios Inc., Hepburn, SK, Canada | https://mindsightstudios.com/privacy-policy/ |
| Rhinoceros / Bongo | Niemand | – |
| Sefaira | Trimble Inc., Sunnyvale, Californië, VS | https://www.trimble.com/privacy |
| SOLIDWORKS Cloud | Dassault Systèmes S.E., Vélizy-Villacoublay, Frankrijk | https://discover.3ds.com/privacy-policy |
| Skatter | Niemand | – |
| SketchUp | Trimble Inc., Sunnyvale, Californië, VS | https://www.trimble.com/privacy |
| Skimp | MindSight Studios Inc., Hepburn, SK, Canada | https://mindsightstudios.com/privacy-policy/ |
| SU Podium | Niemand | – |
| Thea Render | Altair Engineering Inc., Troy, VS | https://www.altair.com/popup_privacy.htm |
| Twinmotion | Niemand | – |
| UNDET | UAB Terra Modus, Vilnius, Litouwen | https://www.undet.com/privacy-policy/ |
| Unreal Engine | Epic Games, Inc. | https://www.epicgames.com/site/en-US/privacypolicy |
Wie heeft toegang tot je persoonsgegevens?
Elke medewerker van Design8 heeft toegang tot je persoonsgegevens om zijn of haar functie naar beste kunnen uit te kunnen voeren. Zij hebben in hun arbeidscontract een clausule waarin is afgesproken de GDPR te respecteren en zij zijn inhoudelijk op de hoogte van hun plichten en jouw rechten. De leveranciers met wie wij je persoonsgegevens delen, tref je hierboven aan in een overzichtelijke tabel. Zij voldoen allemaal aan de AVG, hetgeen via contract of vastgelegde procedure is afgedwongen.
Waar slaan wij je persoonsgegevens op?
Wij gebruiken een standaard en marktconform database-systeem waarin je persoonsgegevens op centrale computers worden opgeslagen en verwerkt. Van deze gegevens maken wij zowel intern als extern backups voor het geval de gegevens lokaal verloren gaan bij bijvoorbeeld een brand of inbraak. Deze backups mogen als statisch worden beschouwd en worden niet meer verwerkt zoals bedoeld in de AVG. Sommige producten worden direct door jou via onze webshop aangeschaft. Voor deze webshop gebruiken wij standaard en marktconforme webshopsoftware waarin je zelf een account aanmaakt, wijzigt en weer kunt verwijderen. Deze gegevens staan opgeslagen op onze eigen webserver bij een Nederlandse dataprovider die ook AVG-conform handelt en niet aan je persoonsgegevens komt. Als je afrekent via iDeal in onze webshop dan handelt een Nederlandse betalingsspecialist je betaling af. Ook deze handelt AVG-conform en komt niet aan je gegevens.
Hoe lang bewaren we je persoonsgegevens?
Wij bewaren je persoonsgegevens in elk geval zolang een actieve softwarelicentie op jouw naam geregistreerd staat. Daarna houden wij ons aan de wettelijke bewaartermijn van administratie, welke in 2018 zeven jaar bedroeg. Daarna bewaren wij je gegevens mogelijk geanonimiseerd.
Wat mag je verder van ons verwachten?
Wij laten van ons horen
Als je reseller niet aangeeft dat je gegevens aan ons worden doorgegeven, dan sturen wij je binnen 30 dagen een geautomatiseerd bericht waarin wij je op de hoogte stellen dat wij je persoonsgegevens hebben ontvangen van onze resellers of leveranciers. Ook geven we hierin aan van wie we je gegevens hebben ontvangen.
Wij hebben een Functionaris van Gegevensbescherming
Volgens de wet hebben wij deze niet nodig, maar bij Design8 hebben we toch een Functionaris van Gegevensbescherming:
Orlando Sardaro
privacy@design8.eu
+31344577884
We vinden jouw belang… Belangrijk!
Je mag ons verzoeken
Te allen tijde mag je ons schriftelijk verzoeken je persoonsgegevens:
- In te zien;
- Op juistheid te controleren;
- Te wijzigen;
- Aan te vullen;
- Door te sturen;
- Te verwijderen (zie ook Bewaartermijn).
Wij zullen je gegevens op verzoek in een gangbaar computer leesbaar en elektronisch bestand aan je aanleveren.
Indien je zelf een account hebt aangemaakt op onze website dan kun je inloggen en deze handelingen uiteraard zelf uitvoeren. Anders ben je hiervoor na afspraak van harte uitgenodigd in ons kantoor in Tiel.
Wij reageren binnen 30 dagen na ontvangst van je verzoek. Let op: een e-mailbericht kan als ongewenste reclame worden beoordeeld en ons daardoor nooit bereiken. Heb je geen reactie ontvangen, bel dan met +31344577884 om te vragen of je bericht in goede orde is ontvangen.
Wij zullen wijzigingen ook binnen 30 dagen doorgeven aan onze leveranciers.
Wij hebben wettelijk het recht om hiervoor een kleine administratiekost in rekening te brengen. Informeer hiernaar als je je verzoek indient.
Je mag bezwaar maken
Indien je het niet eens bent met het verwerken van je persoonsgegevens door ons dan kun je hiertegen schriftelijk bezwaar maken:
t.a.v. De Functionaris van Gegevensbescherming
Edisonstraat 24
NL-4004 JL TIEL
Nederland
privacy@design8.eu
Wij reageren binnen 30 dagen na ontvangst van je bericht. Let op: een e-mailbericht kan als ongewenste reclame worden beoordeeld en ons daardoor nooit bereiken. Heb je geen reactie ontvangen, bel dan met +31344577884 om te vragen of je bericht in goede orde is aangekomen.
Wij informeren onze resellers
Onze resellers instrueren wij om transparant te zijn alvorens zij je persoonsgegevens verzamelen voor je aankoop die zij bij ons inkopen, zodat zij onze privacy-informatie bij jou bekend kunnen maken.
Wij hebben je gegevens beveiligd
De lokale gegevens zijn beveiligd en versleuteld op onze server en backups zodat zij bij een eventuele ontvreemding niet zonder meer door derden ingezien kunnen worden. Op alle systemen dient door onze medewerkers te worden ingelogd met een gebruikersnaam en wisselend wachtwoord. Zij worden bij inactiviteit automatisch uitgelogd.
De externe clouddiensten die wij gebruiken voor delen, opslag en backup zijn beveiligd volgens de huidige wetgeving en kunnen niet zonder meer door mensen buiten Design8 worden ingezien. Ook onze externe e-marketingsystemen hebben een marktconforme beveiliging.
De gegevensoverdracht op internet van en naar onze webshop is met SSL versleuteld.
Lokale computers van Design8, waaronder laptops die buiten het pand meegenomen worden, zijn steeds in controle van een Design8-medewerker en beveiligd met een gebruikersnaam en wachtwoord. De gegevens op de harde schijven zijn versleuteld opgeslagen.
Algemene wachtwoorden worden veranderd bij personeelswisselingen en regelmatig bij wijze van beleid.
Wat gaan we doen bij een (mogelijk) datalek?
Wanneer duidelijk wordt dat (mogelijk) gegevens gestolen zijn, zal Design8 binnen 72 uur na ontdekking:
- Aangifte doen bij de Autoriteit Persoonsgegevens;
- Aangifte doen bij de Politie;
- Al het technische en financieel haalbare doen om het lek te dichten;
- De personen op wie de gegevens betrekking hebben en onze leveranciers informeren welke gegevens van hen ontvreemd zijn;
- Al het technische en financieel haalbare doen om herhaling te voorkomen.
- Dit hebben wij vastgelegd in een draaiboek dat iedere medewerker van Design8 ter beschikking staat.
Wij nemen onze verantwoordelijkheid
Je mag ons aansprakelijk stellen als je aantoonbare schade lijdt door onze verwerking van je gegevens op een wijze die in strijd is met de AVG.
Wij laten ons certificeren
Zodra dat mogelijk is, zullen wij ons AVG laten certificeren zodat het objectief vaststaat dat onze handelswijze conform de AVG is.
Wij hebben geen register van de verwerkingsactiviteiten
Dat is misschien heel jammer, maar dit hoeven wij niet omdat wij een organisatie zijn met minder dan 250 medewerkers.